Contoh Prosedur Suatu Perusahaan Ikut Tender

     Tender (Pelelangan) adalah merupakan suatu proses pengajuan penawaran yang dilakukan oleh kontraktor yang akan dilaksanakan dilapangan sesuai dengan dokumen Tender.

Tujuan Tender :

menyeleksi dan Menetapkan Calon Kontraktor yang akan mengerjakan pekerjaan.

     Mengikuti tender adalah salah satu cara untuk mendapatkan kontrak bisnis dalam skala besar atau memperluas usaha Anda. Banyak perusahaan yang secara teratur menyelenggarakan tender. Beberapa instansi pemerintah kini bahkan memuat semua tender dan investasi pemerintah di media cetak agar siapapun dapat mengikutinya.

Mengajukan penawaran melaluui tender tidak memberikan jaminan keberhasilan dalam bentuk apapun. Yang penting persiapkanlah dengan matang proposal Anda.

Tender dilaksanakan melalui suatu sistim Pelelangan Umum atau Pelelangan Terbatas bagi para pengusaha yang telah memenuhi syarat-syarat dan standar kualifikasi yang ditentukan sebagai peserta Tender/Pelelangan.

Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu Tender Barang & Jasa adalah :

1. Pihak yang membutuhkan Barang dan Jasa;

2. Pihak peserta Tender yang menawarkan Barang dan Jasa.

 Hal-hal yang patut dipertimbangkan sebelum Anda menyiapkan proposal adalah:

• Apakah Anda memiliki kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan?
• Apakah Anda mampu melaksanakan kontrak tersebutsendiri atau Anda akan membutuhkan sub kontraktor lainya? Sudahkan Anda pikirkan siapa yang akan membantu Anda jika Anda mendapatkan tender tersebut?
• Apakah Anda memiliki cukup modal dan Anda untuk menjalankan pekerjaan yang diminta? JIka tidak apakah Anda memiliki fasilitas pinjaman dari Bank atau lainnya
• Akankah timbul konflik kepentingan nantinya yang membuat Anda tidak bisa melakasanaan pekerjaan tersebut?
• Apakah Anda sudah siap dari segi sumber daya manusia, peralatan, dan sumber daya lainnya? Apakah proyek tender ini masih dalam lingkup kemampuan Anda dari segi keahlian dan lain-lain?
• Apakah tender ini akan menguntungkan Anda?
• Apakah Anda sudah mengerti betul proses dan peraturan tender yang berlaku di perusahaan atau lembaga pemerintah yang menawarkan tender?
• Apakah ada syarat-syarat khusus lainnya yang diperlukan untuk bisa mengajukan tender? Adakalanya unit usaha Anda harus memiliki SURAT KETERANGAN TERDAFTAR (SKT) lebih dulu sebelum dapat berpartisipasi dalam sebuah tender.
• Carilah informasi sebanyak-banyaknya tentang perusahaan atau badan pemerintah yang menawarkan tender dari pihak-pihak yang pernah menjadi rekanan penyediaan barang/jasa di perusahaan/badan pemerintah tersebut.

Hal-hal yang perlu di perhatikan untuk menang tender adalah :

• Anda harus memiliki perusahaan yang legal (memiliki Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)..) Jika belum punya, segeralah mengurusnya. Tanpa itu, jangan harap Anda bisa ikut tender.
• Cari informasi sebanyak mungkin tentang pengadaan barang di media massa, bisa melalui koran seperti Media Indonesia, Koran Nasional lainnya, Koran Daerah yang terbit di satu Provinsi maupun melalui internet pada portal e-procurement milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan.
• Ajukan penawaran dengan harga yang pantas untuk barang dan jasa yang diminta secara berkualitas. Perhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta. Periksa dalam dokumen lelang untuk mengetahui methode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan. Anda harus memahaminya untuk memenangi tender tersebut.
•  Telitilah dalam mengisi dokumen penawaran. Periksa instruksi-instruksi yang diberikan dalam dokumen lelang. Jangan merubah setiap deskripsi yang telah ditentukan dalam dokumen tersebut. Atau Anda pasti kalah tender.
• Hindari main curang. Apalagi KKN dengan Panitia Pelelangan. Bermainlah secara fair. Jangan paksakan ambil untung banyak, tapi malah buntung. Biar untung sedikit, yang penting halal.
• Hindarilah upaya mengintimidasi peserta tender lainnya. Apalagi mengintimidasi Panitia Pelelangan. Bagaimanapun Anda sedang menengadahkan tangan. Berlaku sopan akan lebih banyak menimbulkan simpati.

     Jika Anda sudah menang tender, berikan barang dan jasa yang sesuai dengan yang Anda tawarkan. Jangan pernah mengganti dengan barang lain yang berbeda kualitas, type, jenis, jumlah yang tidak sesuai dengan dokumen penawaran maupun dokumen kontrak yang telah Anda buat. Karena itu berarti Anda curang. Blacklist menanti Anda dan jadilah sakit mata..... sakit mata pencaharian.

     

     Carilah pemasok, pabrik pemasok barang sesuai kebutuhan yang dapat dipercaya dan berpengalaman. Kalau punya workshop sendiri itu lebih bagus. Asal bisa dibuktikan.

Isi Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa

     Jika peserta tender lulus dan menjadi pemenang tender berdasarkan penilaian panitia tender atas penawaran yang diajukan, pemenang tersebut akan diumumkan oleh panitia tender. Pada waktu yang ditentukan akan dibuat Surat Perjanjian pengadaan Barang dan Jasa yang berisikanpasal-pasal yang menentukan Hak dan Kewajiban kedua belah pihak. Kedua belah pihak dimaksud adalah instansi yang memerlukan pengadaan jasa dan barang yang ditawarkan oleh pemenang tender dan pihak Iainnya adalah perusahaan pemenang tender yang akan melaksanakan pengadaan barang dan jasa.

 Pasal-pasal yang lazim ada dalam suatu Surat Perjanjian adalah :

 a) Identitas pihak-pihak yang membuat dan menandatangani Surat Perjanjian;

 b) Maksud dan Tujuan dari perjanjian;

 c) Syarat-syarat pelaksanaan dari pekerjaan (pengadaan);

 d) Jadwal pelaksanaan sampai waktu perampungan pekerjaan (pengadaan);

 e) Nilai atau Harga dari pelaksanaan pekerjaan (pengadaan) sesuai penawaran yang disepakati;

 f) Sistim dan tahap pembayaran harga dari barang dan jasa;

 g) Jaminan timbal-balik dari pihak-pihak yang membuat perjanjian demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan yang disepakati;

 h) Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang membuat perjanjian;

 i) Cara penyelesaian sesuatu perselisihan sehubungan dengan pelaksanaan perjanjian;

 j) Ketentuan-ketentuan dalam hal terjadinya Keadaan Memaksa (Force Majeure);

 k) Syarat dan ketentuan pemutusan perjanjian;

 I) Tempat kedudukan (domisili) hukum akibat pelaksanaan perjanjian.